你是否曾經覺得：忙碌一整天，卻說不出自己到底完成了什麼？
這是許多知識工作者的共同困擾。
我認為 : 工作日誌，正是解決這個問題的有力工具。
為什麼我們需要工作日誌？
對我來說，工作日誌的核心目的只有一個：
協助你聚焦在重要的事情上，從而實現「自主性」。
剛進職場時，我嘗試過各種紀錄方法，最終發展出一套簡單、有效的工作日誌系統。
在這篇文章中，我會分享如何利用工作日誌來提升專注力、減少精神損耗，讓自己真正掌控每天的工作節奏。
工作日誌該紀錄什麼？
剛開始練習寫工作日誌時，常會感到疑惑：
工作都已經紀錄在 Trello、JIRA 之類的協作專案管理工具中了，還需要額外寫日誌嗎？
答案是：需要，因為它們的受眾不同。
- 專案管理工具的目的是「團隊協作」，重點在於「資訊透明度」與「工作狀態同步」。
- 工作日誌的目的則是「為了自己」，重點在於協助「未來的自己」掌握工作，並迅速進入狀態。
工作日誌的三大核心紀錄
我會將工作日誌的內容分成三種區塊 :
- 工作開始前：設定當天的關鍵任務
- 工作進行中：暫存當前狀態，降低切換成本
- 工作結束後：總結當日進展，收集自我價值
工作開始前：設定關鍵任務
一天的開始，我會先「設定」三件最重要的任務。
這些任務可能來自專案管理工具、主管指派，或者自己思考後覺得應該優先處理的事項。
關鍵在於：在進入工作狀態前，先決定今天應該專注在哪些任務上。
大腦傾向選擇「最容易完成」的任務，而不是「最有價值」的任務。
特別是在上午這段專注力充沛的時段，如果沒有「有意識地篩選工作」，很容易被「回信、填表單、回訊息」等瑣碎雜務吸引，讓真正重要的任務被拖延到生產力不佳的時段，導致效率低落。
我很喜歡的作者 Cal Newport 在《慢速工作力》中提到 :
每天確保至少一件關鍵任務推進，會帶來穩定的進步與成就感
這並不代表一天只能做一件事，而是確保「至少有一件事產生實質進展」，其他時間則可搭配處理緊急但不重要的雜務。
同時，也別給自己設定過多的關鍵任務，容易導致分心，反而難以真正完成任何一項。
以我個人的經驗來說：三件以內的關鍵任務，是較合適的範圍。
工作進行中：暫存當前狀態，降低切換成本
在工作過程中，難免會有突發事件需要中止手上的任務，例如：
- 客戶來訊，需要即時回應。
- 任務卡關，暫時無法解決。
- 同事詢問問題，臨時切換焦點。
當需要切換工作 (將注意力投入到其他事物) 時，我會在工作日誌上留下一個「存檔點」，方便未來的自己「讀取」。
內容包含 :
- 任務概述：不需要詳細的資訊，由於受眾是「自己」，只要能夠了解內容即可。
- Next Action : 明確地給「未來的自己」一個「指引」，該從哪裡開始？接下來該做什麼事？
留下明確的 Next Action，有助於降低未來「回想進度」時的腦力損耗，讓自己不用花費太多的時間和精力，就能回到原先中斷前的工作狀態。
此外，當有人試圖「中斷」你的深度工作時，除了「無條件接受他人帶給你的中斷」外，或許可以試試另外一種做法：請對方稍等，自己會等到手邊事務告一段落後再行處理，同時在工作日誌上留下紀錄，確保自己不會遺漏掉這項任務。 (當然，凡事都有例外，主管和緊急需求可能不適用 :D )
我認為這種習慣能在維持深度工作的同時，建立自己在組織、團隊間的「信任感」，隨著時間的推移，利害關係人們會漸漸願意相信「你在完成手邊任務後，會處理他的要求，而不是遺忘」，而這件事情帶來的珍貴價值是：「對方不會因為擔憂，試圖以更頻繁的頻率中斷你的深度工作」。
工作結束後：總結當日進展，收集自我價值
在下班前，我會在工作日誌的底部寫下簡單的工作總結 :
今天<工作>推進了<進展>，替<誰>帶來了<價值>
這個習慣有幾個好處 :
- 讓自己有「完成感」 :
- 避免「一天過去了但好像沒做什麼」的無力感。
- 就算是小小的進展，也能透過紀錄來確認自己的努力。
- 將價值轉化為職涯的自我價值 :
在復盤時，能夠快速回顧每一天的工作重心，進行檢討及調整。
(如果你對復盤感到陌生，歡迎閱讀 【 Reading with ML - 05 】復盤+ : 把經驗轉化為能力)
有助於建立職涯的 Brag Document*。
*我是在 軟體工程師都該有的炫耀文件(brag document) 了解 Brag document 的概念。對於知識工作者來說，當需要時才開始建立自己的履歷，是需要花費非常多時間成本和考驗記憶的。如果能從日常的工作日誌中取得素材，將每天創造的價值堆疊成明確的成果，紀錄在這份文件中，長期來看，對於自我品牌的形塑是非常有幫助的！
結論：用工作日誌掌握工作主導權
回到開頭的問題：如何讓自己聚焦重要的事情，提升自主性？
透過工作日誌，我們可以建立一套簡單但強大的系統：
每天開始前，設定關鍵任務，確保專注在最重要的事情上。
在工作進行中，隨時記錄進度，降低切換工作的思考成本。
在工作結束時，總結當日成果，累積職場價值。
這個系統不需要複雜的工具，只要一張紙或一個簡單的筆記本即可開始。
如果你還沒有寫工作日誌的習慣，不妨在下個工作日開始練習，嘗試記錄你的三個關鍵任務，並在下班前寫下簡單的總結。
持續一週，你會發現自己的專注力與生產力逐漸提升！
如果你也有自己的工作日誌系統，歡迎留言分享！
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