前幾天，剛好和同事在交流簡報該怎麼準備，聊著聊著，突然意識到現在做簡報的方式和以前差很多。
跟以往最大的差別是：現在準備簡報時，打開 PowerPoint 或 Google Slide 反而是最後一步。
改變準備簡報的方式
以前我常在準備初期，就先打開簡報軟體，打算一邊做投影片，一邊把內容補齊。
實際嘗試了幾次，發現很容易卡住。
當我完成一張投影片，接下來的思考就會不自覺地圍繞在「下一張投影片該如何銜接？」、「這張投影片跟上一頁的關係是什麼？」。
投影片反而成為一種定錨點，讓我很難再跳出來思考：「自己到底想說什麼？」
之前在 DevOpsDays 2025 復盤：我想記下那些簡報之外的事 有分享過，我認為「發想內容」和「修整簡報」其實是兩種完全不同的狀態。
「發想」需要一點混亂、一點靈感、允許想法不成熟，甚至有點天馬行空的跳躍思考；
而「修整」則需要清楚、對齊、美感，以及細節上的斟酌。
當我試著在同一個時間段同時做這兩件事時，往往兩邊都做不好。
不是想法剛萌生就被自己否定，就是在內容架構還沒穩定的情況下，花太多時間在調整格式。
先對齊方向
去年在準備 HWDC 的分享 時，開始意識到當自己太早進入「投影片模式」，思考會變得保守、線性，大腦會試著幫每個想法尋找一個「合理的版位」，反而限制了自己的靈感。
於是，我開始嘗試用 Obsidian-Excalidraw 這個工具來視覺化、梳理我的想法，接下來文章中會以去年準備 HWDC 的經驗來分享，但工具不是重點，使用紙筆仍然可以套用，關鍵是 :
在輸出前，先給自己一段不被框架限制的思考時間。
在開始準備一場分享前，我會先確認三個問題 :
- Problem Statement : 這場分享想解決什麼問題？
- 目標聽眾 : 什麼樣的人會對這個主題有感？
- 核心價值 : 如果只能讓聽眾帶走一件事，那會是什麼？
以去年的分享來說，當我決定標題後，我設定的三個問題如下圖：
確定這三個問題的目的在於：避免自己在發想過程中過於發散。
對我來說，確定 Problem Statement 能同時回答兩個問題：
- 讓自己明白「為什麼今天要站在台上講這件事情?」
- 讓聽眾了解「為什麼要花時間聽我分享?」
確定 「Problem Statement」 後，對於一場分享來說，將會加強傳遞訊息的自信和力道。
我在今年 DevOpsDays 的復盤 中有提到：
“有些「目標聽眾」是要在你「講出來」後，你才會慢慢了解他們的樣子。”
儘管如此，我仍然會在準備初期設定一個「模糊的輪廓」，例如：「不知道如何決定生涯的高中生」、「知道 CI/CD、但沒嘗試過 Centralized 架構的軟體工程師」。
設定「目標聽眾」的目的，是協助我在後續發想過程中，擔任「過濾器」：
釐清哪些內容對這些人有幫助、哪些其實只是我自己很想講。
這樣能確保我發想的內容更聚焦在同一個主題。
而「核心價值」，則是在內容太多時，拿來刪減用的依據。
有些故事、例子或資料，單獨看都很不錯，但如果它們無法凸顯、呼應「核心概念」，我會適時提醒自己：也許該放手。
有系統的發想內容
我其實不太喜歡「後續追加」的準備方式：投影片準備到一半，發現內容不夠，試著在不破壞既有架構的前提下硬塞東西進去，這對我來說很彆扭。
我比較偏好先自己進行腦力激盪，讓想法大量發散，再根據自己設定的核心價值慢慢裁切。
但在腦力激盪的過程中，如何有系統的收攏想法呢？
我後來找到一個很有幫助的方法：用樹狀圖把想法攤開來看。
我會先從上一節設定的 Problem Statement、目標讀者和核心價值出發：
開始收集自己的思緒，可能是看到這個 Problem Statement 聯想到的問題、曾經看過的素材，透過箭頭向外延伸。
以我的經驗來說，剛開始左側都會是較抽象的概念，例如「為什麼要這麼做？」、「需要注意什麼？」。
隨著內容的聯想、擴充，越往右半部走，內容會變得越來越具體。
最終，你會發現，其實最右邊的節點，在經過數次聯想、探索後，通常會是相當具體的作法、行動，同時也是一張很好的投影片。
透過投影片有效的傳遞訊息
近年來在分享中持續練習一個原則：一張投影片只呈現一個概念。
過去我常在投影片中塞很多東西，覺得這樣整份簡報會比較「精簡」，但回頭看，那往往只是數個不同的重點勉強擠在同一個畫面裡。
拿我三年前在 DevOpsDays 分享的投影片來當反面案例：
你可能會發現，圖中的三個紅色框框，其實陳述的是三件事情。
放在投影片中雖然可以用口語方式銜接，但對聽眾來說，會有比較大的認知負荷。
我很喜歡《TED 人氣講者教你做投影片》中提到的一句話：
“投影片設計的重點不是好看，而是避免雜亂、追求簡單，有效傳遞訊息”
如果上、中、下三個區塊，其實在講三件不同的事，那也許它們本來就該是三張投影片。
當我透過樹狀圖進行思考後，在樹狀圖的最右側都會是很明確的概念，此時再進行投影片的設計，反而不會出現「擠在同一張投影片」的情況。
結語
對我來說，這幾年在練習的重點是：不急著把想法塞進投影片裡，反而更容易想清楚：我到底想對這群人說什麼。
如果你也曾經在準備簡報時卡住，也許不是「不會做投影片」，而是太早進入「投影片」的世界。
先圈出一個空間，讓思緒不要被線性的投影片框架限制，會更容易發想出意料之外的內容。
也許，下次準備簡報時，你也可以試著晚一點再開始製作投影片。
謝謝你的閱讀，我們下次見。
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