【 Reading with ML - 03 】最有生產力的一年

Posted by MingLun Allen Wu on Saturday, March 23, 2024

About Reading with ML

Hi~ 歡迎來到 Reading with ML 系列文章,我希望在讀完一本書後,在此分享我最有感覺的幾個知識點。

這些內容「不會」包含整本書的完整知識,我更希望能透過這個系列分享好書,以及在我閱讀過程中的反思與連結。

如果對於內容有任何想法,歡迎隨時在留言區交流 :)


The book cover


生產力三元素 - 時間、專注力、精力

過去的我總認為「提高生產力」就是「做好時間管理」、「學會任務分配」,但這本書替「生產力」給出了更全面的定義:

生產力其實包含三個面向,且缺一不可:時間、專注力、精力。

缺乏「專注力」時,我們會被周遭的風吹草動影響,無法將心思集中在當前的任務上;而缺乏「精力」時,身體會以極度低效的模式運行,難以進行任何有意義的任務,最終導致「疲憊」或是「職業倦怠」。

如今,我們相當重視「時間」這項資源,常透過其他資源來換取「時間」(例如在經濟許可的前提下,傾向搭高鐵而不是客運),反倒是日漸蓬勃的社群媒體會透過響鈴和提示,在無形間劫持我們的「專注力」和「精力」。

如果想要變得更有生產力,管理好「精力」和「專注力」才是首要之務,「時間」管理反倒變得其次。

舉例來說:當待辦事項上的事情愈積愈多時,通常需要「犧牲」某些東西來確保任務在時限內完成,而大多數人首先選擇的就是犧牲「精力」:放棄部分睡眠時間來完成任務,然而這將會造成隔天的生理狀態低落,無法保持足夠的效率來完成工作。

這個概念改變了我的思維,過往我只把目標放在如何管理「時間」,嘗試了許多方式如:寫工作日誌、子彈筆記術等等,試圖要更有效率的分配自己的時間,卻完全忽略了「精力」管理的重要性。

但仔細想想,前一天睡眠不足時,我常會在辦公桌前陷入一種「類遊魂」狀態:雖然醒著但思緒、邏輯都極度低落,,這種狀態對於「知識工作」來說是相當致命的。


小心虛假的「生產力」

當我們在評估自己的工作成效時,常會犯一個致命錯誤:

把焦點放在「自己有多忙」,而不在於「完成多少成就」。

有趣的是,我們在衡量工作成效時,似乎很容易受到旁人的影響,只要周遭的人工作的時間比較長、看起來很忙,就容易覺得自己好像沒有產出。

為什麼會出現這種狀況呢?

原因是我們很難量化「短期成就」(該怎麼量化?請問你今天的成就是幾單位?),所以透過「忙碌程度」來判斷自己是否有生產力,就變成一條不擇手段,但通常 「不夠準確」 的捷徑。

靠「忙碌程度」來衡量容易出問題,是因為我們忽略了一件重要的事情:

並非每件事情都同等重要。

在花費同等時間的情況下,總是有些事情能讓你獲得更多成就,當我們在這些「關鍵任務」上投入越多資源 (時間、專注力、精力),所獲得的成就就越多,也會變得越來越有生產力。

但當專注力、精力下降時,我發現自己特別容易被這種「虛假的生產力」矇騙,這也是為什麼妥善管理自己的專注力和精力是至關重要的。

切記 :「對於生產力的體感」和「實際的生產力」有時候是沒有任何關聯的

如何避免自己被「虛假的生產力」給影響呢? 我認為「定期地審視自己的產出」是有幫助的,先前曾經看過一篇文章: Why You Should Write Weekly 15-5s?,其中提到在職場上可以養成每週紀錄 15-5 的習慣。

所謂的 15-5,指的是: 紀錄當週的工作內容和主要產出,讓讀者可以清楚了解當週你做了哪些事情。其中撰寫時間不超過 15 分鐘、閱讀時間不超過 5 分鐘。

從撰寫者的角度來看,藉由明確紀錄自己的工作項目和主要產出,來回顧自己當週的工作狀況,可以有效避免落入「總感覺這週好忙碌,但又不知道自己做了什麼」的狀態。

我在看完原文後,實際紀錄了 3~4 個月的 15-5,在每週的最後一個工作天下午撰寫,確實在寫作時,能夠跳脫手邊的任務,退一步去檢視自己當週的工作狀態,並思考下週的修正方向。

(這其實與刻意暫停提到的概念不謀而合。)

15-5 從閱讀者的面向來看,還有增加工作透明度的效益,但與本書無關,我們先暫且不論,有興趣的讀者,非常推薦閱讀原文


有效處理低回報任務的關鍵 - 縮減投注其中的生產力資源

在前面一節我們提到「並不是每件事情都同等重要」,當待辦清單爆滿時,關鍵並非更快、更努力的工作,也不是延長工作時間,試圖將所有事情做完。

真正的解決之道,在於第一時間就縮減你投注在其中的時間、專注力和精力

別誤會了!這並不是要你「放棄」這些任務,而是在第一時間意識到「這件事情對於我的工作目標沒有直接的影響,我可以先放到一旁稍後處理」,避免讓這些事情中斷了你的思緒,一件工作所需的專注力越高,中斷後的恢復成本就越高

以我為例,我目前的工作同時兼具「程式開發」和「系統維運」的角色,常常在開發的過程中,臨時接到使用者的客服需求,協助使用者排除障礙,在排障的過程中需要花費大量的時間和心力去尋找問題。我發現越常在「開發」、「維運」工作間頻繁切換,下班後更容易出現心力交瘁的感覺。

個人的解決之道是善用「非同步訊息」:在工作階段雙方透過「非同步訊息」進行溝通時,其實最大的效益就是讓雙方保有「暫時不回覆」的權利。當客服請求出現時,第一時間識別「是否需要第一時間處理」,如果沒有急迫性,禮貌性的請對方紀錄在「非同步」的載體上,用最少的生產力資源完成以上溝通後,繼續執行「高回報任務」。

(當然,你還是需要在合適的時間完成這些低回報任務,否則這就不是生產力技巧,只是另一種推託的方式。)


生產力和幸福是同步的

大家會想要追求生產力,我想起點都是為了省下時間來做點「讓自己快樂」的事情吧?

提高生產力確實是值得追求的目標,但如果為了追求生產力,開始對自己苛刻、在生活中設下一大堆限制,反而本末倒置。

在閱讀這本書之前,我常常會有一個錯誤的概念:只要我有了生產力,就會變的快樂。

書中提到了許多「提升生產力」的思維與方法,但在結尾時,用了最簡單的方式來描述「生產力」的真諦。

我非常喜歡這兩句話,在「追求生產力」的過程中,這兩句話能夠提醒我們莫忘初衷:

其實生產力和幸福是同步的,當我們越快樂,就會變得愈有生產力。

如果你想要提高生產力,一定要善待自己。



See Also